一、背景概述

传统文档管理流程繁琐、效率低、易出错，对于违规操作缺乏管控和风险预警。面对日益增长的管理需求，企业急需优化文件管控工作流程，从而加强管控和获取告警能力。

 

二、产品介绍

智能文件管控系统依据国家相关保密法规设计，对涉密及重要文件进行全生命周期智能化跟踪管理，实现文件管理的可视化、可控化和可追溯化。系统各项指标整体处于业内领先水平，并支持结合各单位的实际工作情况，提供定制化服务。

 

智能文件管控系统由监管系统、文件柜终端系统和智能文件柜组成。将文件装入带有RFID标签的文件袋，仅需在监管系统录入一次文件和RFID的关联信息后，即可将文件袋存入智能文件柜中，结合文件柜终端系统，实现文件全生命周期智能化管理，解决“低”“难”“易”“差”“弱”“繁”的问题。

三、主要功能

 

1.灵活存取：文件柜支持分布式存放和集中式管理，实现所有文件灵活存取和智能化监控。

2.高效查找：根据定位指示灯快速找到借阅的目标文件。

3.权限管控：自动核对文件存取权限的合规性，若出现越权取阅等行为立刻报警并记录行为。

4.借阅管控：文件借出时精准记录取出文件、人员、时间等信息，若超过规定时限未还立刻报警并记录行为。

5.存放管控：用户通过密码、指纹和IC卡三重认证进行登录，自动盘点柜内文件，形成文件统计报表，告警文件存取异常。

四、方案优势

 

1.精准定位：实时感知文件位置，定位精度误差为厘米级。

2.精确识别：准确读取文件信息，无漏读、错读现象。

3.存放密度大：文件存放间距小，柜体可存放大量文件。

4.信号无泄露：柜体可屏蔽无线信号，信息安全不外泄。